Vd-assistent till Sollentunahem – Nyckelperson i ledningsarbetet!

Vill du vara en nyckelperson i navet av vår verksamhet? Vi söker en vd‑assistent som vill bidra till ett effektivt och modernt ledningsarbete – med hög kvalitet i administration och styrning, och med digitalisering och AI som naturliga verktyg. Hos oss får du en central roll i ett samhällsengagerat företag där affärsmässighet, engagemang och ansvarstagande är ledstjärnor.

Om rollen

Som vd-assistent är du ett operativt och proaktivt stöd till vd, ledningsgruppen och styrelsen. Du ansvarar för mötes- och ärendeprocesser, dokument- och informationshantering samt är huvudregistrator och systemansvarig för diarieföringssystemet Ciceron. Rollen omfattar även digital utveckling (AI), dataskyddssamordning (GDPR) och stöd i OSL-frågor. Du rapporterar till vd och arbetar nära hela ledningsgruppen.

Ditt uppdrag

• Vara stöd till styrelse och ledning. Du hanterar kallelser, ärendebeskrivningar, handlingar och protokoll för styrelse, bolagsstämma, ledningsgrupp och andra mötesforum.
• Ansvara för registratur och arkiv. Du är huvudregistrator och systemansvarig för Ciceron samt säkerställer registervård och arkivering (fysiskt & digitalt).
• Arbeta med digitalisering och AI genom att omvärldsbevaka, föreslå och implementera digitala/AI-baserade arbetssätt för effektivare administration och informationshantering samt agera intern utbildare/superuser.
• Samordna Sollentunahems arbete med dataskydd (GDPR) och följa upp dataskyddsarbetet. Du håller registerförteckningar uppdaterade, är kontakt mot kommunens DSO och stöttar vid incidenthantering och riskanalyser.
• Sköta formalia och ha löpande myndighetskontakter med t.ex. Bolagsverket och Länsstyrelsen.
• Säkerställa korrekt informationshantering samt ge råd och stöd kopplat till OSL. Du ansvarar för våra rutiner och internkontroll av allmänna handlingar, sekretessbedömningar, utlämnanden och gallring

Vi erbjuder

• En roll med stort eget ansvar och många kontaktytor.
• En trygg arbetsgivare med starkt samhällsengagemang och en ambitiös utvecklingsresa.
• En kultur där affärsmässighet, engagemang och ansvarstagande är vägledande och där digitalisering och förbättringsarbete välkomnas.
• Ett modernt kontor i centrala Sollentuna.

Kvalifikationer

• Eftergymnasial utbildning inom administration/ekonomi/juridik/kommunikation eller likvärdig erfarenhet.
• Minst tre års erfarenhet av kvalificerat administrativt arbete (gärna i politiskt styrd organisation).
• Erfarenhet av AI-verktyg är meriterande.
• Mycket god digital kompetens (Office 365/Teams/SharePoint, digitala mötesverktyg).
• Mycket god förståelse för OSL, GDPR och dataskyddsfrågor.
• Samordnings- eller dokumentationserfarenhet är meriterande.
• Mycket god svenska i tal och skrift (protokoll, beslut, PM) samt god engelska.

Egenskaper och framgångsfaktorer

För att vara framgångsrik i rollen är du proaktiv, strukturerad och kvalitetsdriven, Du är noggrann, har hög integritet och servicekänsla samt trivs i rollen som utvecklings- och samarbetspartner för hela organisationen.

Vill du skapa ordning och framdrift i styrelse- och ledningsprocesser, stärka informationshanteringen och utveckla våra arbetssätt? 

Varmt välkommen med din ansökan redan idag!